Daten

Empfänger von E-Mail-Marketing rechtssicher erreichen

Veröffentlicht am 17 November 2019 | von Marie Afschrift

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Eigentlich haben viele Unternehmen ein sehr gutes Verständnis vom Datenschutz im Bereich des digitalen Dialogmarketings, dennoch bedarf es ab und zu an Beratung. Häufig dann, wenn es um die Auslotung von Grenzen oder die Etablierung internationaler Aspekte im Einzelfall geht. Klassische Missverständnisse sind in der Praxis oft bei Unternehmen zu finden, die sich des digitalen Dialogmarketings bedienen, aber dort nicht spezialisiert sind. Unternehmen scheitern teilweise an den einfachen Basics: die Frage ob und wie ein Opt-In eingeholt werden muss oder ob Daten innerhalb des Konzerns weitergereicht werden dürfen, kann oftmals nicht beantwortet werden.

Wir haben die wichtigsten Aspekte bezüglich der Einwilligung von E-Mail-Empfängern für Sie zusammengestellt:

  • Der Versand von Marketing-E-Mails und Newslettern ist nur zulässig, wenn dem Absender vom Empfänger eine explizite Einwilligung vorliegt. Eine Einwilligung in die E-Mail-Marketing-Nutzung sollte daher am besten immer separat und aktiv erfolgen, d. h. das erforderliche Häkchen (Opt-In) darf nicht schon automatisch gesetzt werden, sodass der Empfänger es entfernen müsste. Für einen rechtssicheren Nachweis der Einwilligungen ist nur das sog. Double Opt-In-Verfahren geeignet. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass auch wirklich derjenige seine Einwilligung abgibt, der über den E-Mail-Account verfügt.
  • Zur Freiwilligkeit gehört auch, dass der Empfänger seine Einwilligung jederzeit zurückziehen können muss, auch dies muss schon vor der Anmeldung dem Empfänger kommuniziert werden. Zudem gilt es unter anderem auch folgendes zu beachten: Jeder einzelne Newsletter muss über eine Abmeldefunktion (Opt-Out) verfügen. Die Abmeldung muss möglichst einfach gehalten sein, dem Empfänger sollte klar sein, wovon genau er sich abmeldet.
  • Eine Einwilligung ist grundsätzlich nicht zwischen verschiedenen Unternehmen übertragbar. Wirksame Einwilligungen müssen sich konkret auf das datenverarbeitende Unternehmen beziehen, spätere Käufer der Daten sind zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten jedoch noch nicht bekannt. Die französische Datenschutzbehörde hat jedoch Regeln aufgestellt unter deren Einhaltung eine Weitergabe personenbezogener Daten zulässig ist. Nichtsdestotrotz sollen Sie von Datenkauf im E-Mail-Marketing generell absehen.
  • Außer den Daten, die wirklich für die Datenverarbeitung von Nöten sind, dürfen keine weiteren Pflichtangaben erfragt werden. Denn mehr Daten sind für E-Mail-Marketing nicht notwendig (Grundsatz der Datenminimierung).
  • Für den Empfänger muss eindeutig erkennbar sein, wer der Absender einer Marketing-E-Mail ist. Um dies zu gewährleisten, ist ein vollständiges Impressum Pflichtbestandteil jedes Newsletters. Darin müssen einige Mindestangaben enthalten sein.

Werbung in Transaktionsmails

Und wie verhält es sich mit Werbung in Transaktionsmails? Grundsätzlich dürfen Transaktionsmails keine Werbung beinhalten. Eine Ausnahme kann jedoch dann gelten, wenn ein Werbe-Opt-In für Newsletter vorliegt, der sich auf Service- und Transaktionsmails übertragen lässt. Voraussetzung ist, dass bei der Einholung der Einwilligung diese bereits ausdrücklich und möglichst konkret auf solche Service- und Transaktionsmails erstreckt wird.

In Einzelfällen kann auch eine Einwilligung über die – sehr enge – „ähnliche Waren oder Dienstleistungen“- Ausnahme entbehrlich sein: Die Waren oder Dienstleistungen müssen denen ähnlich sein, in deren Zusammenhang die E-Mail-Adresse erhalten wurde. Allerdings ist die Voraussetzungen dieser Ausnahme und insbesondere der Ähnlichkeit nach der Rechtsprechung sehr eng auszulegen.

Fazit

Die meisten User reagieren genervt, wenn sie plötzlich E-Mails von einem Unternehmen erhalten, obwohl sie sich nicht sicher sind, jemals ihre Einwilligung dafür gegeben zu haben. Für viele Empfänger ist jeder Newsletter, den sie nicht ausdrücklich abonniert haben, unerwünscht und damit Spam. Transparenz ist hier das Stichwort. Wenn Sie die rechtliche Situation beachten, schaffen Sie genau die nötige Transparenz gegenüber Ihren Usern, so dass diese nicht verärgert sind oder sich belästigt fühlen. Beachten Sie also die rechtliche Situation, wenn Sie E-Mail Empfänger erreichen wollen, und versetzen Sie sich auch ein kleines Wenig in diese hinein.

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Die artegic AG unterstützt Unternehmen beim Aufbau von kundenzentriertem, digitalen, Best-In-Class Dialogmarketing. artegic hat über 10 Jahre Erfahrung im Bereich Marketing Engineering. Das Leistungsportfolio umfasst Beratung, IT-Integration und Technologie für Realtime Marketing Automation und Online CRM. artegic ist der führende deutsche Spezialanbieter von Standardsoftware für Realtime Marketing Automation mit E-Mail und Mobile sowie Betreiber einer der größten Software-as-a-Service Plattformen für digitales Marketing in Europa. Mit 65 Mitarbeitern an den deutschen Standorten Bonn und München sowie internationalen Repräsentanzen steht artegic für nachhaltig erfolgreiches Dialogmarketing mit signifikant besseren Ergebnissen und weniger operativem Aufwand. Kern der Lösungen von artegic ist die vielfach prämierte ELAINE Online Dialog CRM Suite für beeindruckendes digitales Cross-Channel Dialogmarketing in Echtzeit. 2015 wurde die Lösung von der Fachpresse zur besten europäischen Marketing Suite für kundenzentriertes Marketing gekürt. Über artegic Technologie stehen rund 82 Prozent der Deutschen Internetnutzer mit Unternehmen in Kontakt. Jeder dritte DAX Konzern sowie internationale Key-Player wie BMW, PAYBACK, RTL, BURDA, REWE, Web.de, und maxdome zählen zu den Kunden von artegic. Weltweit werden jeden Monat über artegic Technologie rund 2,7 Mrd. E-Mails, SMS und Social Media Messages in 141 Länder versandt. artegic ist vom TÜV Rheinland unternehmensweit nach dem internationalen Standard für IT- und Datensicherheit ISO/IEC 27001 zertifiziert. Das 2005 gegründete Fraunhofer Spin-Off wurde vielfach ausgezeichnet für Innovation und die richtungweisende Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen u.a. mit dem eco Internet Award, dem Cased Security Award und dem International Business Award (Stevie).

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