Praxistipps

7 Tipps, wie Sie kurze und prägnante Betreffzeilen erstellen

Veröffentlicht am 2 August 2012 | von Stefan Mies

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Die Betreffzeile entscheidet im Wesentlichen darüber, ob eine E-Mail vom Empfänger überhaupt geöffnet wird. Betreffzeilen sollten daher kurz und prägnant formuliert werden. Doch was theoretisch einleuchtend klingt, scheitert oftmals an der praktischen Umsetzung. Die artegic AG hat daher sieben Tipps zusammen gestellt, um kurze aber trotzdem aufmerksamkeitsstarke Betreffzeilen erstellen.

1. Synonyme nutzen

Die meisten Wörter im deutschen Sprachschatz sind in ihrer Bedeutung nicht einzigartig. Möglicherweise existieren zu einem Wort Synonyme, die mit weniger Zeichen das Gleiche aussagen. Schon eine Ersparnis von wenigen Zeichen kann hilfreich sein. Macht man beispielsweise aus “preiswert” “günstig”, werden zwei Zeichen eingespart.

Doch Synonyme sollten mit Bedacht gewählt werden. Nicht immer sind Wörter hundertprozentig ersetzbar. Schon leichte Abweichungen in der Bedeutung können signifikante Auswirkungen auf das Verständnis haben. Auch können verschiedene Begriffe, trotz gleicher Bedeutung, emotional unterschiedlich vom Empfänger aufgenommen werden. “Billig” wird zwar im alltäglichen Sprachgebrauch meistens synonym zu “preiswert” benutzt, kann aber auch mit niedriger Qualität assoziiert werden. Im Zweifelsfall empfiehlt sich auch bei der Wahl von Synonymen, unterschiedliche Versionen zu testen, um die Version mit der besten Response zu identifizieren.

2. Keine unnötigen Wörter verwenden

Wir neigen dazu, Aussagen in ausgeschmückte Sätze zu kleiden. Doch wenn der Platz knapp ist, sollte jedes Wort das nicht direkt zur beabsichtigten Aussage oder emotionalen Wirkung beiträgt, gestrichen werden. Es gilt, die Aussage in so wenigen Wörtern wie möglich unterzubringen.
“Wir freuen uns, dass wir Sie als Kunden gewonnen haben.” → “Wir freuen uns, Sie als Kunden gewonnen zu haben”.

Es macht Sinn, Sätze auch einmal umzustellen, wenn so Wörter gespart werden können.
“Es lohnt sich, schnell zuzugreifen” → “Schnell zuzugreifen lohnt sich”

Headlines müssen nicht zwingend in ganzen Sätzen mit entsprechendem Satzbau formuliert sein. “Neue Sonderangebote sind verfügbar.” → “Neue Sonderangebote verfügbar.”

3. Zahlen und Symbole verwenden

Üblicherweise werden Zahlen bis zwölf in Wörtern ausgeschrieben und auch mathematische Zeichen wie das Plus kommen außerhalb von Formeln meistens in Wortform vor. Doch in Betreffzeilen ist dies nicht zwingend. Symbole sind platzsparender, lassen sich flexibler einsetzen und wirken teilweise sogar aufmerksamkeitsstärker. Auch für die meisten Währungen gibt es Symbole.
“Zehn” → “10”
“Prozent” → “%”
“und” → “&”
“01. März” → “01.03.”
“Euro” → “€”

4. Immer wieder umschreiben

Die erste Version einer Betreffzeile ist selten die beste, auch wenn sie bereits die richtige Aussage treffen mag. Die Betreffzeile sollte immer wieder umformuliert werden, mit dem Fokus, jedes Mal noch ein wenig kürzer zu werden, so lange bis wirklich nichts mehr gekürzt werden kann, ohne den Sinn zu verfälschen. Dabei sollte man auch nicht davor zurückschrecken, eine Betreffzeile komplett neu zu erstellen, mit anderen Wörtern oder einem anderen Satzbau. Es macht oftmals mehr Sinn, einen neuen Versuch zu starten, anstatt krampfhaft an einer Version festzuhalten und diese optimieren zu wollen.
“Die neuesten Angebote in dieser Woche warten darauf, von Ihnen entdeckt zu werden” → Die neuesten Wochenangebote warten darauf, von Ihnen entdeckt zu werden” → “Die neuesten Wochenangebote warten auf Ihre Entdeckung”

5. Aktive Position einnehmen

Aus aktiver Sicht formulierte Betreffzeilen kommen üblicherweise mit weniger Zeichen aus. Sie sind jedoch nicht nur platzsparend, sondern erzielen auch eine andere Wirkung beim Empfänger. Aktive Formulierungen wirken direkter. Dadurch erhöht sich die Verbindlichkeit einer Aussage, denn eine passive Formulierung drückt immer einen gewissen Abstand des Absenders zur Botschaft aus. Ob eine aktive oder passive Formulierung sinnvoller ist, sollte jedoch vom Einzelfall abhängig gemacht werden. Soll beispielsweise ein objektiver Sachverhalt dargestellt werden, macht es möglicherweise mehr Sinn sich etwas distanzierter zu geben.
“Es wird angeboten…” → “Wir bieten an…”
“Zu bedenken ist,…” → “Bedenken Sie…”

6. Abkürzungen nutzen

Zu vielen Wörtern und Formulierungen gibt es Abkürzungen. Manche werden im Sprachgebrauch sogar häufiger verwendet als die ausgeschriebene Version. Wenn möglich, sollten Wörter daher abgekürzt werden.
“Nordrhein-Westfalen” → “NRW”
“zum Beispiel” → “z.B.”
“Customer Relationship Management” → “CRM”
“sogenannte” → “sog.”
“Bürgerliches Gesetzbuch” → “BGB”

Nicht jede Abkürzung ist jedem Empfänger geläufig. Es muss immer beachtet werden, welcher Zielgruppe ein Empfänger angehört. Die Abkürzung “SEO” für “Search Engine Optimization” ist für jeden Online Marketer selbstverständlicher Teil des Sprachgebrauchs. Richtet sich die E-Mail aber an einen mittelständischen Handwerksbetrieb, der seine Website optimieren lassen möchte, mag die Abkürzung aber möglicherweise eher verwirren.

Ob eine Abkürzung angebracht ist, hängt nicht nur von ihrer Geläufigkeit beim Empfänger ab, sondern auch vom Kontext. Die Abkürzung “asap” für “as soon as possible” mag zwar in der internen Business Kommunikation geläufig sein, gegenüber einem Kunden mag sie aber etwas informell und salopp klingen.

7. ASCII Zeichen einbauen

Es existiert eine Vielzahl an ASCII Zeichen, sich ebenfalls in Betreffzeilen einsetzen lassen. Die ASCII Zeichen erfüllen dabei sogar zwei Funktionen. Sie erzeugen durch ihre Bildhaftigkeit Aufmersamkeit und Sie lassen sich zur Abkürzung nutzen. Denn viele ASCII Zeichen symbolisieren bestimmte Inhalte. Gängige ASCII Zeichen sind beispielsweise Smilies, Herzen oder Pfeile.

Doch beim Einsatz von ASCII Zeichen ist Vorsicht geboten. Nicht alle ASCII Zeichen sind von den gängigen E-Mail Clients darstellbar. Eine E-Mail mit ASCII Zeichen in der Betreffzeile muss daher in jedem Fall vorher getestet werden.

Übersicht
7 Tipps, wie Sie kurze und prägnante Betreffzeilen erstellen
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7 Tipps, wie Sie kurze und prägnante Betreffzeilen erstellen
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Die artegic AG hat sieben Tipps zusammen gestellt, um kurze aber trotzdem aufmerksamkeitsstarke Betreffzeilen erstellen.
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Die artegic AG unterstützt Unternehmen beim Aufbau von kundenzentriertem, digitalen, Best-In-Class Dialogmarketing. artegic hat über 10 Jahre Erfahrung im Bereich Marketing Engineering. Das Leistungsportfolio umfasst Beratung, IT-Integration und Technologie für Realtime Marketing Automation und Online CRM. artegic ist der führende deutsche Spezialanbieter von Standardsoftware für Realtime Marketing Automation mit E-Mail und Mobile sowie Betreiber einer der größten Software-as-a-Service Plattformen für digitales Marketing in Europa. Mit 65 Mitarbeitern an den deutschen Standorten Bonn und München sowie internationalen Repräsentanzen steht artegic für nachhaltig erfolgreiches Dialogmarketing mit signifikant besseren Ergebnissen und weniger operativem Aufwand. Kern der Lösungen von artegic ist die vielfach prämierte ELAINE Online Dialog CRM Suite für beeindruckendes digitales Cross-Channel Dialogmarketing in Echtzeit. 2015 wurde die Lösung von der Fachpresse zur besten europäischen Marketing Suite für kundenzentriertes Marketing gekürt. Über artegic Technologie stehen rund 82 Prozent der Deutschen Internetnutzer mit Unternehmen in Kontakt. Jeder dritte DAX Konzern sowie internationale Key-Player wie BMW, PAYBACK, RTL, BURDA, REWE, Web.de, und maxdome zählen zu den Kunden von artegic. Weltweit werden jeden Monat über artegic Technologie rund 2,7 Mrd. E-Mails, SMS und Social Media Messages in 141 Länder versandt. artegic ist vom TÜV Rheinland unternehmensweit nach dem internationalen Standard für IT- und Datensicherheit ISO/IEC 27001 zertifiziert. Das 2005 gegründete Fraunhofer Spin-Off wurde vielfach ausgezeichnet für Innovation und die richtungweisende Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen u.a. mit dem eco Internet Award, dem Cased Security Award und dem International Business Award (Stevie).

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