Am 25. Mai 2016 ist mit der Datenschutzgrundverordnung eine neue rechtliche Grundlage zum Datenschutz in der EU verabschiedet worden. Wir beantworten die wichtigsten Fragen. In diesem Beitrag erklären wir, welche Compliance Anforderungen Unternehmen erfüllen müssen sowie welchen Evaluations- und Dokumentationspflichten sie unterliegen.
Zunächst ist festzuhalten, dass die Compliance-Anforderungen an Unternehmen nach der Datenschutzgrundverordnung stark ansteigen werden. Es ist erklärtes Ziel der Verordnung, dass Unternehmen mehr in die Pflicht genommen werden, relevante Datenverarbeitungsvorgänge vernünftig zu dokumentieren und ihre Organisation so auszugestalten, dass die Einhaltung des Datenschutzrechts sichergestellt wird. Eine umfassende Zusammenfassung aller Compliance-Anforderungen nach der Verordnung würde den Rahmen sprengen. Neben der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sind folgende Anforderungen besonders zu erwähnen:
- Datenverarbeitungen im Auftrag müssen vertraglich geregelt werden. Entsprechende Verträge müssen insbesondere Aufsichts- und Weisungsrechte des Auftraggebers sowie die Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit festlegen.
- Verantwortliche und deren Auftragsdatenverarbeiter müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um gespeicherte Daten und deren Verarbeitungsvorgänge vor Verlust, unerlaubtem Zugriff und vergleichbaren Risiken zu schützen.
- Verantwortliche müssen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen. Dies ähnelt dem bislang in Deutschland bekannten Verfahrensverzeichnis. Inhalt sind etwa Angaben zu den Zwecken der Datenverarbeitung, Kategorien von betroffenen Personen und verarbeiteten Daten, Angaben zu einer etwa beabsichtigten Offenlegung von Daten an Dritte und ggfs in Drittländer sowie eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit. Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten sind unter gewissen Voraussetzungen von dieser Pflicht ausgenommen.
- Unternehmen müssen bei der Entwicklung ihrer Prozesse und Produkte dem Datenschutz durch „privacy by design“ Rechnung tragen und bei besonders kritischen Vorgängen ein „data protection impact assessment“ vornehmen.
Insgesamt ist die interne Organisation so aufzustellen, dass Datenschutzverstöße vermieden werden. Dazu gehören interne Audits und Code of Conducts. Lässt ein Unternehmen es diesbezüglich an der notwendigen Sorgfalt vermissen, wird dies insbesondere bei Datenschutzverstößen und der Frage, ob diese mit Strafen geahndet werden (und in welcher Höhe), relevant sein. Angesichts der hohen Strafandrohungen nach der Datenschutzgrundverordnung (bis zu 4 Prozent des Jahresumsatzes) ist das ein ganz wesentlicher Punkt.