Mitarbeiter-Onboarding ist durch den Wandel des Arbeitsmarktes für Unternehmen wichtiger denn je. Die Vorstellung, über Dekaden hinweg im selben Unternehmen zu arbeiten, ist heutzutage für die wenigsten Arbeitnehmer erstrebenswert. Mit einer guten Einführung kann es Unternehmen trotzdem gelingen, Mitarbeiter frühzeitig an sich zu binden. Durch Marketing Automation lässt sich dieser Prozess effizienter und einheitlicher gestalten sowie kontinuierlich optimieren.
Der eingedeutschte Begriff des Onboardings soll dabei mehr umfassen als die bloße „Einarbeitung“ eines neuen Kollegen bzw. einer neuen Kollegin: Mit Onboarding wollen wir sie „an Bord holen“, sie befähigen Teil des Teams zu werden, sie sowohl fachlich als auch kulturell auf ihre neue Umgebung und ihre neuen Aufgaben vorbereiten. Onboarding beschreibt also die organisationale Integration neuer Mitarbeiter. Onboarding ist gleichzeitig die erste Maßnahme zur Mitarbeiterbindung. Die Erfahrungen, die ein Mitarbeiter vor allem im Laufe des ersten Jahres macht, prägen maßgeblich die Einstellung gegenüber dem Unternehmen und bilden damit auch die Basis für gute Zusammenarbeit.
Haben die Mitarbeiter eine hohe emotionale Bindung zum Unternehmen, drückt sich das u.a. durch eine geringe Frühfluktuation, hohe Leistung, Loyalität und Einsatzbereitschaft für die Organisation aus. Solche Kollegen sind häufig zufriedener mit ihrer Tätigkeit und ihrem Umfeld. Ein sehr wünschenswerter Zustand für Mitarbeiter und die Organisation.
Informationen stückeln mit Marketing Automation Strecken
Allerdings plagt viele deutsche Unternehmen laut einer Umfrage des Gallup-Instituts ein Problem: Nur 16 Prozent der Arbeitnehmer erfüllen der Studie zu Folge die Eigenschaft der hohen emotionalen Bindung. Die Mehrheit der Belegschaft, nämlich 68 Prozent, macht „Dienst nach Vorschrift“ (Gallup-Institut, 2016). Das verhindert Innovation und Qualität und wirkt sich dadurch auch finanziell in Form von Produktivitätseinbußen und vor allem unzufriedenen und unmotivierten Mitarbeitern auf die betroffenen Unternehmen aus. Aus diesen Gründen ist es wichtig, Mitarbeiter so früh wie möglich „an Bord zu holen“, um eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten. Sie sollten sich deshalb intensiv mit einem strukturierten Onboarding auseinandersetzen. Ein Grundpfeiler hierfür ist die Bereitstellung der notwendigen Informationen über Gepflogenheiten, Vorgehensweisen und Möglichkeiten im neuen Unternehmen: Wer macht was? Wer sind die richtigen Ansprechpartner? Welche allgemeinen Veranstaltungen und internen Kommunikationsmedien gibt es? Gerade für diese allgemeinen Informationen, die jedem neuen Mitarbeiter einheitlich zukommen müssen, bietet sich der Versand per E-Mail an. Das spart nicht nur Papier, Kosten und Zeit, es bietet dem Neuankömmling auch die Möglichkeit, sich mit Systemgepflogenheiten vertraut zu machen und alles Wichtige für den schnellen Zugriff digital abzuspeichern. Besonders charmant ist die damit verbundene Möglichkeit, große Informationsmengen zu stückeln. Gerade in den ersten Tagen prasselt viel Neues auf neue Mitarbeiter ein. Da ist es hilfreich, im Laufe der ersten Wochen die wichtigsten Informationen noch einmal häppchenweise zu wiederholen.
Anstelle umfangreicher, spröder Willkommensmappen bietet es sich daher an, Onboarding-Informationen mit Marketing Automation über eine mehrstufige Strecke hinweg zu versenden, in der die Informationen aufgeteilt sind. Dadurch können Sie neue Kollegen gezielt in die Unternehmenskultur und ihre Aufgaben einführen. So könnte die Kampagne beispielsweise aufgebaut sein:
Mailing Strecke Aubau
Je nach Unternehmen oder Unternehmensbereich sind natürlich unterschiedliche Informationen wichtig, deshalb kann jede Mail mit anderen wichtigen Infos gefüttert werden.
Mitarbeiter Onboarding bei artegic
Wir bei artegic begrüßen unsere neuen Kollegen am ersten Tag natürlich persönlich mit einem Rundgang durch das Unternehmen, einigen physischen Basisinformationen und schmackhaften Leckereien am Platz. Aber auch mit einem herzlichen Willkommensgruß im Postfach, welcher außerdem die anstehende Mailingstrecke ankündigt, ihren Zweck erklärt und noch einmal die wichtigsten Ansprechpartner nennt. In weiteren Mailings weisen wir beispielsweise auf unsere spezifischen Sicherheitsbestimmungen, die Geschäfts- und Betriebsordnung und Informationen zur Datensicherheit hin, erläutern anhand unseres Organigramms nochmals die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Unternehmensbereiche oder weisen auf regelmäßige Veranstaltungen wie unsere First Thursdays und Mitarbeiterversammlungen hin. Unsere Mailings leisten außerdem Hilfe zur Selbsthilfe: Sie enthalten Informationen darüber, wo unser Wiki zu finden und wie es zu pflegen ist, wie man sich im internen Chatclient einloggt etc. Die Zeiträume, die zwischen den Mailings liegen, können frei gewählt werden, um sinnvolle Pausen zwischen die Informationen zu legen und die erste Zeit des neuen Mitarbeiters strukturiert zu begleiten. Wir selbst versenden ca. 1-2 Onboardingmails pro Woche und nutzen diese Informationsmöglichkeit begleitend zu einem Patenprogramm in der Offlinewelt. Somit ermöglicht das Mittel der Marketing Automation Strecke einen einfachen Weg, selbst ein flexibles Onboarding-Programm zu entwickeln, das eigens auf das Unternehmen zugeschnitten ist und über einen längeren Zeitraum fortgeführt werden kann.
Ein fertiges Mailing aus der Strecke könnte beispielsweise so aussehen:
Beispiel für ein fertiges Mailing aus der Marketing Automation Reihe
Genau wie unsere Kindheit über einen großen Teil unseres Verhaltens im weiteren Lebenslauf bestimmt, so bestimmen auch die ersten Eindrücke oder die Einführung in ein neues Unternehmen den dortigen weiteren Verlauf für das Individuum. Deshalb ist es so wichtig, möglichst früh die Grundsteine für eine positive Zusammenarbeit zu legen und die Erfahrungen der neuen Kollegen nicht dem Zufall zu überlassen.
Auch über die Regelungen zu Themen wie Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung, besondere Maßnahmen für ältere Mitarbeiter, Talentmanagement und High Level Incentives können die Mitarbeiter einfach per Marketing Automation Serie informiert werden und lernen, welche Vorteile ihnen das Unternehmen bietet.