E-Mail ist in den meisten Unternehmen ein wesentlicher, wenn nicht gar der wichtigste Kanal für die interne Kommunikation. Dies gilt nicht nur für die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sondern auch für die offizielle interne Unternehmenskommunikation.
Während ein neuer Mitarbeiter den Onboarding-Prozess durchläuft, kann es manchmal eine ganze Weile dauern bis auch alle Kollegen das neue Gesicht kennen.
Erstellen Sie eine internen E-Mail-Verteiler mit allen Mitarbeitern, ggf. segmentiert nach Abteilungen oder einem anderen Kriterium. Richten Sie eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung ein, die an alle Mitglieder des Verteilers versendet wird sobald Sie einen neuen Mitarbeiter dem Verteiler hinzufügen. Dies kann auch schon vor Arbeitsantritt geschehen, sozusagen als Vorankündigung. Haben Sie die Daten des neuen Kollegen im System hinterlegt, kann Ihre E-Mail-Marketing-Technologie diese automatisch in die E-Mail-Benachrichtigung integrieren: Name, Position, Abteilung, etc.
Am eigentlichen Eintrittsdatum oder kurz darauf sollten Sie dann eine ausführlichere E-Mail verfassen. Senden Sie diese manuell erstellte E-Mail an den Verteiler und stellen Sie darin das neue Team-Mitglied vor. Bitten Sie den neuen Kollegen, vorab einen Steckbrief auszufüllen oder selbst einen Text für die E-Mail zu verfassen. Diese Infos verwenden Sie dann in Ihrer Vorstellungsmail.